Администратор офиса

от 80 000 до 100 000 руб.

• Прием и обработка входящих звонков.
• Учет входящих и исходящих звонков, ведение соответствующей таблицы по обращениям.
• Переадресация входящих звонков ответственным подразделениям.
• Помощь клиентам в решении вопросов, возникающих в процессе эксплуатации помещений (гарантийные обращения, заявки в УК). Отправка информации о порядке обращений по различным каналам связи (WhatsApp, Telegram, электронная почта).
• Передача информации ответственным подразделениям для решения возникших конфликтных ситуаций.
• Выборочная проверка отработки обращений другими подразделениями (созвон с собственниками, уточнение информации).
• Проведение выборочных телефонных опросов собственников помещений по чек-листам на предмет выполнения заявок жителей сотрудниками Управляющей компании в рамках обслуживания домов и в рамках исполнения гарантийных обязательств Застройщиком.
• Оснащение офисов необходимыми ТМЦ, заказ канцелярских принадлежностей, воды и проч.
• Документооборот, приём и передача документов подрядным организациям
• Ведение таблиц по учету замечаний, выявленных в деятельности управляющий компаний, внесение актуальной информации
• Ведение отчетности о проделанной работе
• Участие в передаче помещений (замещение на период отсутствия специалиста):
  • Организация встречи покупателей в Центре заселения.
  • Создание комфортных условий присутствия покупателей в Центре заселения.
  • Эффективное и культурное обслуживание покупателей (чай, кофе).
  • Осуществление контроля за чистотой и порядком в помещении.
  • Обеспечение Центра заселения необходимыми и сопутствующими товарами (чай, кофе, вода, стаканы, сахар и проч.).
  • Осуществление контроля логистики движения покупателей по вопросам очередности общения с представителями компании.
  • Контроль ведения тайминга по всем процедурам общения представителей компании с покупателями.
  • Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
• Прием, хранение и выдача ключей от непереданных помещений.
• Ежемесячный осмотр непереданных квартир.
• Снятие показаний ИПУ в непереданных помещениях.
• Ведение деловой переписки.
• Донесение до сведения руководства информации об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, и о принимаемых мерах по их устранению.
• Выполнение распоряжений руководства по направлениям иной деятельности Службы клиентского сервиса.

Требования:

• Образование: среднее специальное/высшее;
• Обязателен опыт работы с клиентами, желателен опыт работы в жилищном строительстве;
• Опыт работы в программах (MS Office, 1С, Квадо/ С300/ ДС 24);
• Грамотная речь, отличные коммуникативные навыки, энергичность, активная жизненная позиция, стрессоустойчивость, эмоциональная уравновешенность, клиентоориентированность;
• Ответственность, внимательность;
• Умение работать в режиме многозадачности.